La estructura de precios puede salvar o hundir su contrato público

Imagine dos empresas que compiten por el mismo contrato público. Ambas ofertan montos casi idénticos y ambas resultan técnicamente elegibles. Tres años después, una de ellas terminó la ejecución con la rentabilidad que había proyectado; la otra absorbió en silencio el aumento de los salarios, de los materiales y de los combustibles, y cerró el contrato con pérdidas. La diferencia entre una y otra no estuvo en el monto que cotizaron, sino en algo que rara vez recibe la atención que merece: la forma en que ese monto se construyó. A esa composición interna se le conoce como estructura de precios, y en el régimen costarricense de compras públicas se ha convertido en una de las decisiones de negocio más importantes que toma una empresa antes de presentar su oferta.

Escribimos estas líneas pensando en empresarios y tomadores de decisiones. Nuestra intención es que, al terminar la lectura, usted comprenda qué le exige la normativa vigente, qué derechos puede perder sin darse cuenta y por qué la estructura de precios debe trabajarse con el mismo rigor con que se prepara la parte técnica de una oferta.

Índice
El Estado no compra un número: compra una explicación
La utilidad: el porcentaje que usted mismo proyecta
El reajuste de precios se gana o se pierde el día de la oferta
Las reglas recientes: transparencia a cambio de rigor
Una decisión técnica que merece acompañamiento experto

El Estado no compra un número: compra una explicación

En la contratación privada basta con acordar un precio y cumplir. En la contratación pública el escenario es distinto, porque están de por medio fondos de todos los habitantes y la Administración tiene el deber de verificar que cada colón se gaste de manera razonable. Por eso la Ley General de Contratación Pública exige que el precio de toda oferta sea cierto y definitivo, y que además venga acompañado de un desglose que muestre cómo se llegó a la cifra final. Dicho en términos empresariales: el Estado no compra un número, compra una explicación verificable de ese número.

Esa explicación es la estructura de precios. En ella la empresa declara cuánto del precio corresponde a costos directos, que son los que se identifican de inmediato con la ejecución del contrato, como la mano de obra, los materiales y las subcontrataciones; cuánto corresponde a costos indirectos, que son los gastos generales que sostienen la operación aunque no se asignen a una tarea concreta, como la administración, los seguros o el alquiler de instalaciones; cuánto representa la utilidad, que es el margen de ganancia; y cuánto se reserva para imprevistos, cuando se hayan estimado. Cada rubro se expresa primero en montos y luego en porcentajes del precio total, y la suma de esos porcentajes debe cerrar exactamente en cien. Un desglose que no cierra, que contradice el precio ofertado o que se armó a la carrera transmite a la Administración un mensaje inequívoco de improvisación, y puede costar la exclusión de una oferta que era perfectamente competitiva.

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La utilidad: el porcentaje que usted mismo proyecta

De especial interés resulta el tratamiento de la utilidad, porque encierra consecuencias que muchos oferentes descubren demasiado tarde. La ley garantiza a las partes el mantenimiento del equilibrio económico del contrato: si durante la ejecución varían los costos estrictamente relacionados con el objeto contratado, la empresa tiene derecho a que el precio se reajuste o revise para compensar esa variación. Pese a ello, la misma ley es categórica en un punto: solo se reajustan los elementos de costo. La utilidad, bajo ningún supuesto, se reajusta.

La lectura de negocio es directa. Todo lo que usted declare como costo queda protegido frente a las alzas futuras; todo lo que declare como utilidad queda congelado en el porcentaje que usted mismo consignó. De ahí que la vieja práctica de inflar la utilidad para disimular costos, o de repartir cifras sin un sustento contable real, sea hoy una forma silenciosa de renunciar a derechos. A lo cual debe añadirse que la utilidad declarada marca el límite de los descuentos y mejoras de precio que la empresa puede ofrecer durante el concurso, y que el pliego de condiciones puede fijar porcentajes mínimos o máximos de utilidad. En ese orden de ideas, definir la utilidad no es llenar una casilla con el número de siempre: es una decisión financiera con efectos jurídicos que acompañarán a la empresa durante toda la vida del contrato.

El reajuste de precios se gana o se pierde el día de la oferta

El derecho al reajuste suele imaginarse como un trámite que se gestiona cuando los costos ya subieron. La realidad normativa es otra: el reajuste se gana o se pierde el día en que se presenta la oferta. El reglamento vigente en la materia, aplicable tanto a la obra pública como a la revisión de precios en bienes y servicios, exige que el oferente proponga desde su propia oferta los índices oficiales con los que se medirá la variación de cada costo directo e indirecto de su estructura, privilegiando el índice específico de cada rubro y, solo en su ausencia, uno similar estrechamente vinculado con el costo que se desea medir. Una estructura sin índices, o con índices mal escogidos, convierte el reclamo futuro en una cuesta empinada.

Conviene precisar, además, dos reglas que sorprenden a más de un oferente. La primera: el reajuste no procede cuando se cotiza en una moneda distinta a la del origen de los costos, de modo que la decisión de ofertar en dólares o en colones debe tomarse mirando la composición real de la estructura y no la simple comodidad comercial. La segunda: el reajuste se reconoce a petición de parte; la Administración no lo otorgará de oficio, y aunque el derecho patrimonial prescribe en un plazo amplio, la prueba se debilita con el tiempo. La empresa que documenta su estructura desde el inicio reclama con números; la que improvisó, reclama con adjetivos.

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Las reglas recientes: transparencia a cambio de rigor

Las reformas más recientes al régimen reglamentario acentuaron esta lógica. Hoy el pliego de condiciones debe revelar el precio de referencia y las bandas de tolerancia con las que la Administración evaluará las ofertas, lo que significa que su empresa sabe de antemano contra qué será comparada. Esa transparencia tiene contrapartida: quien decida cotizar por encima o por debajo de las bandas debe justificarlo desde la propia oferta, y cuando la Administración indague un precio por considerarlo excesivo o ruinoso, el oferente tendrá una única oportunidad para aportar toda la información y los documentos que lo respaldan. Lo que no se presente en ese momento no podrá alegarse después.

No cabe duda de que también hay noticias favorables. La omisión del desglose de la estructura de precios, que durante años fue motivo clásico de exclusión, es ahora subsanable cuando la información puede verificarse a partir de los documentos que acompañaron la oferta y no otorga ventajas indebidas. Sería un error, sin embargo, leer esa apertura como una invitación a la negligencia: la subsanación depende de que los datos ya consten en el expediente y de la valoración que haga cada Administración. La conclusión práctica es la misma que atraviesa todo este artículo: la estructura de precios se construye y se documenta antes de ofertar, con registros contables, cotizaciones de proveedores e índices bien seleccionados, porque después casi todo resulta irreversible.

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Una decisión técnica que merece acompañamiento experto

Estimamos que el mensaje central puede resumirse en una frase: en la contratación pública, la rentabilidad de un contrato se define en buena medida antes de firmarlo. Una utilidad mal dimensionada reduce la protección frente al alza de costos; unos índices mal propuestos dejan sin sustento un reajuste legítimo; una moneda mal elegida puede excluir el reajuste por completo; y un precio fuera de las bandas, sin justificación documentada desde la oferta, nace condenado. Ninguno de esos errores se corrige con buena voluntad durante la ejecución, y todos ellos son evitables.

Por esa razón, en Officium Legal contamos con una persona especializada en estructura de precios para la contratación pública, que trabaja de la mano con el equipo financiero de cada cliente: revisa el pliego antes de ofertar, construye el desglose con criterio contable y jurídico, selecciona los índices de reajuste adecuados y acompaña la formulación y defensa de los reclamos de reajuste o revisión durante la ejecución del contrato. Ese trabajo conjunto entre la visión de negocio de la empresa y la técnica del despacho es, en nuestra experiencia, lo que separa a los contratos que conservan su rentabilidad de los que la pierden en silencio. Si su empresa vende o aspira a venderle al Estado, la invitamos a conversar con nosotros antes de presentar su próxima oferta. Es en ese momento, y no después, cuando la estructura de precios todavía puede jugar a su favor.

En Contratación Pública, una estructura de precios bien elaborada puede marcar la diferencia entre un contrato rentable y uno con pérdidas. En Officium Legal contamos con un equipo especializado que le acompaña desde la preparación de la oferta hasta la ejecución del contrato. Hable con nuestros especialistas y presente su próxima oferta con mayor seguridad.