La contratación pública en nuestro país está regulada por normativas específicas que garantizan la transparencia y la competitividad en los procesos de adquisición de bienes y servicios por parte del Estado. Para que una persona física o jurídica extranjera pueda participar en estos procesos, es fundamental cumplir con una serie de requisitos que aseguren su legalidad y capacidad operativa en el país.
Índice
Registro en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)
Obtención de la Firma Digital
Participación en Licitaciones Públicas
A continuación, se detallan los procedimientos esenciales para que un proveedor extranjero pueda ofrecer bienes o servicios al Estado costarricense de manera efectiva y conforme a la normativa vigente.
Registro en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)
El Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) es la plataforma oficial utilizada por las entidades gubernamentales de Costa Rica para gestionar sus procesos de contratación. El registro en este sistema es un requisito obligatorio para cualquier proveedor interesado en participar en licitaciones públicas.
1. Proveedores Extranjeros sin Representación Nacional
Si una empresa extranjera desea participar en licitaciones sin contar con una representación legal, puede registrarse en el SICOP siguiendo estos pasos:
Solicitud de Registro
- La empresa debe enviar una solicitud al correo electrónico certificados@sicop.go.cr.
- Se debe adjuntar un formulario digital debidamente completado, disponible en la plataforma oficial del SICOP.
Documentación Requerida
Para validar su registro, el proveedor extranjero deberá presentar los siguientes documentos:
a. Identificación Oficial del Representante Legal- Copia del pasaporte o documento de identidad del representante legal de la empresa.
- Se recomienda que el documento esté apostillado o legalizado en el consulado costarricense correspondiente.
- Documento que acredite la existencia legal de la empresa en su país de origen.
- Debe estar apostillado o legalizado para su validez.
- Declaración firmada por el representante legal, certificando la autenticidad de la información proporcionada.
- También debe estar apostillada o legalizada.
🔹 Importante: Todos los documentos deben estar en español. En caso de estar en otro idioma, es necesario presentar una traducción oficial realizada por un traductor certificado.
2. Proveedores con Representación Nacional
Si la empresa extranjera decide establecer una presencia formal en el país, deberá seguir estos pasos adicionales:
Constitución Legal
La empresa deberá crear una sociedad mercantil en el país, la cual puede adoptar una de las siguientes formas jurídicas:
- Sociedad Anónima (S.A.)
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)
Para ello, se deben realizar los siguientes trámites:
- Redacción del Acta Constitutiva, incluyendo estatutos y designación de los representantes legales.
- Inscripción en el Registro Nacional, obteniendo la personería jurídica.
- Designación de Representante Legal, quien actuará en nombre de la empresa en actos legales y administrativos.
Inscripción en SICOP
Una vez registrada la sociedad, el representante legal deberá completar el registro en el SICOP, proporcionando la documentación requerida para empresas nacionales.
Obtención de la Firma Digital
La firma digital es una herramienta indispensable para realizar trámites electrónicos con validez legal, incluyendo la presentación de ofertas en licitaciones públicas.
1. Firma Digital para Personas Físicas Extranjeras
Las personas físicas extranjeras que deseen obtener una firma digital deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros (DIMEX), vigente y emitido por la Dirección General de Migración y Extranjería de Costa Rica.
- Ser mayor de 18 años.
Procedimiento para Obtener la Firma Digital
- Agendar una cita en una de las Oficinas de Registro autorizadas. Estas incluyen entidades financieras y cooperativas habilitadas.
- Asistir a la cita con el DIMEX vigente y en buen estado.
- Realizar el pago correspondiente por la emisión del certificado de firma digital.
- Recibir los dispositivos de firma digital, que incluyen una tarjeta inteligente y, en algunos casos, un lector de tarjetas.
2. Firma Digital para Empresas Extranjeras con Representación Nacional
Si una empresa extranjera ha constituido una sociedad, su representante legal deberá obtener la firma digital siguiendo el procedimiento anteriormente descrito. Esto le permitirá firmar documentos en nombre de la empresa y participar en procesos de licitación electrónica.
Participación en Licitaciones Públicas
Una vez cumplidos los requisitos anteriores, el proveedor extranjero podrá acceder a los procesos de contratación pública a través del SICOP.
1. Acceso a Convocatorias
- El proveedor podrá consultar licitaciones abiertas, descargar los pliegos de condiciones y realizar preguntas a través del sistema.
- La plataforma permite una gestión electrónica completa del proceso, desde la presentación de ofertas hasta la adjudicación.
2. Presentación de Ofertas
- La oferta debe cumplir con todos los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.
- Es recomendable contar con asesoría legal para asegurar el cumplimiento normativo y evitar descalificaciones.
3. Evaluación y Adjudicación
- Las ofertas serán analizadas conforme a los criterios establecidos en el cartel de licitación.
- En caso de adjudicación, el proveedor deberá cumplir con los requisitos contractuales para la firma del contrato y la ejecución del servicio o entrega del bien.
Conclusión
El proceso de inscripción y participación en licitaciones públicas para proveedores extranjeros requiere una preparación rigurosa y el cumplimiento de diversas formalidades legales y administrativas. Desde el registro en SICOP hasta la obtención de la firma digital, cada paso es fundamental para garantizar una participación efectiva y conforme a la normativa costarricense.
Contar con asesoría especializada puede facilitar el cumplimiento de estos requisitos y optimizar la competitividad del proveedor en el mercado de compras públicas del país.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
- ¿Es obligatorio tener una representación legal en Costa Rica para participar en licitaciones?
No necesariamente. Las empresas extranjeras pueden registrarse en SICOP sin representación nacional, aunque contar con una sucursal en Costa Rica puede facilitar la operatividad.
- ¿Cuánto tiempo toma el registro en SICOP?
El tiempo varía según la correcta presentación de la documentación. Si todo está en orden, el proceso puede completarse en unos pocos días hábiles.
- ¿Es posible participar en licitaciones sin firma digital?
No. La firma digital es un requisito obligatorio para presentar ofertas electrónicas en SICOP.
- ¿Se pueden presentar documentos en otro idioma?
No. Todos los documentos deben estar en español o contar con una traducción oficial certificada.
- ¿Qué beneficios tiene registrarse en SICOP como proveedor extranjero?
Permite acceder a oportunidades de negocio con el Estado costarricense de manera transparente y en igualdad de condiciones con proveedores nacionales.
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Officium Legal
Lic. Andrés Umaña L
