Los Convenios Marco en la Contratación Pública de Costa Rica

Índice: 

 Los convenios marco representan una herramienta muy útil en el ámbito de la contratación pública en Costa Rica, regulado en el artículo 84 de la Ley General de Contratación Pública (en adelante LGCP) y en los artículos 228 al 238 de Reglamento a Ley General de Contratación Pública (en adelante RLGCP). 

Mediante esta modalidad de contratación se pueden adquirir obras, bienes y servicios para suplir necesidades de diferentes instituciones públicas, a efectos de que una sola institución realice el procedimiento licitatorio y las restantes puedan servirse de su ejecución sin tener que tramitar procedimientos ordinarios, con el propósito de aprovechar las economías de escala. 

En el ámbito de la contratación pública en Costa Rica, los convenios marco representan un instrumento crucial para la optimización de los procesos de adquisición de bienes y servicios de uso común y continuo de manera eficiente y transparente.   

Este artículo analiza la naturaleza de los convenios marco, su relación con las economías de escala, y las funciones específicas de la Dirección de Contratación Pública en la administración y supervisión de estos convenios, conforme al Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de Contratación Pública. 

Convenios marco en la Contratación Pública 

Los convenios marco se definen en el artículo 131 del RLCA como acuerdos entre una entidad contratante y uno o varios proveedores, cuyo objetivo es establecer los términos y condiciones (incluidos precios, calidad y plazos de entrega) para futuras adquisiciones durante un período determinado. Estos convenios permiten simplificar el proceso de contratación y proporcionar previsibilidad tanto para las entidades públicas como para los proveedores, podrán celebrarse hasta por un período de dos años y podrán prorrogarse por períodos adicionales hasta de un año, para un total de cuatro años. 

Estos convenios permiten a las instituciones públicas efectuar adquisiciones recurrentes de manera más ágil y eficiente, al no tener que repetir procesos licitatorios completos para cada compra individual. 

Procedimientos y etapas de los Convenios Marco  

Los convenios marco se desarrollan en dos etapas distintas. En la primera etapa, se realiza el procedimiento licitatorio para adjudicar opciones de negocio a los contratistas, mientras que en la segunda etapa, se ejecuta el contrato y se incorporan las opciones de negocio adjudicadas a un listado electrónico. Es importante destacar que la adjudicación de una opción de negocio no implica un compromiso de compra por parte de la Administración, garantizando así la libertad de elección en cada transacción. 

Obligaciones de los Contratistas en los Convenios Marco  

Los contratistas de los convenios marco tienen diversas obligaciones detalladas en el artículo 238 del RLGCP. Entre ellas se encuentran la entrega oportuna de obras, bienes y servicios en la región adjudicada, el mantenimiento de un ejecutivo del convenio como enlace con la Administración, la rendición y vigencia de la garantía de cumplimiento, el cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social, entre otras. Los contratistas deben tomar decisiones de compra convenientes para la Administración, ejercer controles necesarios y mantener las condiciones y calidad ofrecidas durante la ejecución del convenio. 

Flexibilidad y adaptabilidad de los Convenios Marco  

La normativa también contempla la posibilidad de incluir nuevas opciones de negocio en los convenios marco en ejecución, siempre que respondan a necesidades surgidas posteriormente al inicio del concurso original. Esta flexibilidad permite adaptar los convenios marco a las necesidades cambiantes de las instituciones usuarias, garantizando así una contratación eficiente y ajustada a las demandas del mercado. 

Simplificación del proceso de Contratación  

Los convenios marco reducen la carga administrativa al permitir adquisiciones sin la necesidad de llevar a cabo un nuevo proceso de licitación para cada compra específica. Esta simplificación es decisiva para mejorar la eficiencia en la gestión pública, ya que facilita un flujo constante de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de las entidades. 

Al acordar previamente términos como precios y especificaciones de calidad, los convenios marco ofrecen un marco de referencia claro que garantiza transparencia y equidad en las transacciones. Esto también ayuda a prevenir disputas y malentendidos entre las partes involucradas. Estos convenios tienen una vigencia específica y prorrogables, durante la cual se pueden realizar múltiples contratos bajo las condiciones preestablecidas, esta característica permite a las entidades públicas planificar sus adquisiciones con mayor precisión y a largo plazo. 

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Aprovechamiento de las economías de Escala 

El artículo 134 del RLCA aborda la posibilidad de realizar adquisiciones conjuntas mediante convenios marco, lo que facilita la obtención de economías de escala. Esta práctica se traduce en múltiples beneficios: 

1. Compras en volumen: La consolidación de las necesidades de varias entidades en un solo convenio marco permite realizar compras en grandes volúmenes. Este aumento en el volumen de compra generalmente resulta en precios más bajos y condiciones más favorables debido a las economías de escala. 
2. Negociación de precios: La capacidad de negociar precios de manera centralizada y en grandes volúmenes proporciona a las entidades públicas una ventaja significativa. Este enfoque permite obtener precios más competitivos que aquellos que se lograrían mediante compras individuales y dispersas. 
3. Reducción de costos administrativos: Al reducir el número de procesos de licitación necesarios, los convenios marco disminuyen los costos administrativos asociados con la gestión de múltiples contratos pequeños. Esto no solo optimiza el uso de recursos públicos, sino que también mejora la eficiencia operativa. 
4. Estabilidad y previsibilidad para proveedores: Para los proveedores, los convenios marco ofrecen estabilidad y previsibilidad en términos de demanda. Esto les permite planificar mejor su producción y logística, asegurando un suministro constante y eficiente de bienes y servicios durante la vigencia del convenio. 

Funciones de la Dirección de Contratación Pública 

La Dirección de Contratación Pública tiene un rol fundamental en la administración y supervisión de los convenios marco. Entre sus funciones específicas, según el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de Contratación Pública, se destacan las siguientes: 

1. Supervisión de procedimientos unificados: Dirigir y supervisar los procedimientos unificados de compras necesarios, incluyendo los convenios marco, subasta a la baja u otros tipos de procedimientos ordinarios o de excepción, utilizando las modalidades de contratación autorizadas para obtener ahorros por demanda agregada. 
2. Coordinación interinstitucional: Coordinar con otras instituciones públicas para llevar a cabo los convenios marco, permitiendo que estas puedan beneficiarse de la ejecución sin tramitar procedimientos adicionales, aprovechando las economías de escala. 
3. Promoción de convenios para PYMES: Aprobar estudios técnicos que recomienden la tramitación de convenios marco exclusivos para PYMES y/o regionalizados, con el fin de promover la contratación estratégica y el desarrollo económico y social de diversas regiones. 
4. Administración de compras consolidadas: Administrar y ejecutar los procedimientos de compra unificada bajo la modalidad de convenio marco y otras modalidades de contratación consolidada, garantizando mayor eficiencia en los procesos y aprovechamiento de economías de escala para abastecer bienes y servicios a las entidades públicas. 

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Conclusión  

Los convenios marco representan una herramienta fundamental en la contratación pública costarricense, facilitando la adquisición eficiente y transparente de bienes y servicios de uso común y continuo. Regulados en el artículo 84 de la Ley General de Contratación Pública y en los artículos 228 al 238 de su reglamento correspondiente, estos convenios optimizan los procesos de compra al simplificar procedimientos, establecer condiciones predefinidas y permitir la consolidación de demandas. 

La implementación de convenios marco permite a las entidades públicas aprovechar las economías de escala, logrando así una mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos públicos. La consolidación de las necesidades de múltiples entidades en un único convenio permite realizar compras en grandes volúmenes, negociar precios más competitivos y reducir costos administrativos. Además, estos convenios ofrecen estabilidad y previsibilidad tanto para las entidades contratantes como para los proveedores, asegurando un suministro constante y eficiente durante su vigencia. 

La Dirección de Contratación Pública desempeña un rol crucial en la administración y supervisión de los convenios marco. Estas actividades garantizan una correcta implementación de los convenios marco, promoviendo una contratación estratégica y eficiente que responde a las necesidades cambiantes del sector público. 

En resumen, los convenios marco, regulados y supervisados adecuadamente, son esenciales para la modernización y eficiencia de la Contratacion Administrativa en Costa Rica. Al consolidar las demandas y realizar compras en volumen, no solo se reducen costos, sino que también se mejora la transparencia y eficiencia en la gestión de recursos públicos, contribuyendo así al desarrollo económico y social del país.