Nuevo reglamento de comprobantes electrónicos en Costa Rica

El 8 de noviembre de 2024, el Diario Oficial La Gaceta publicó el Decreto Ejecutivo Nº 44739-H, titulado "Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios". Este nuevo reglamento introduce cambios importantes en la emisión y gestión de comprobantes electrónicos en Costa Rica, reflejando la evolución tecnológica y las necesidades de control fiscal del país. 

Índice

Nuevas definiciones y comprobantes introducidos 

Obligaciones específicas para los contribuyentes

Excepciones y aclaraciones importantes 

Nuevas definiciones y comprobantes introducidos 

El reglamento incorpora definiciones clave que amplían y precisan el marco de los comprobantes electrónicos: 

1. Recibo electrónico de pago 

Este nuevo comprobante electrónico está diseñado para respaldar pagos parciales en transacciones de venta de bienes y prestación de servicios a crédito con pago diferido. Su emisión es obligatoria en situaciones donde el pago se realiza de manera fraccionada, asegurando un registro preciso de cada abono. Es importante destacar que la emisión del recibo electrónico de pago no sustituye la obligación de emitir la factura correspondiente en el momento de la prestación del servicio o venta del bien.  

2. Factura electrónica de compra 

La factura electrónica de compra se utiliza para documentar adquisiciones de bienes y servicios a proveedores que no están obligados a emitir comprobantes electrónicos. Esto incluye transacciones con no domiciliados, personas físicas no inscritas como obligados tributarios, contribuyentes del régimen especial agropecuario y otros no obligados a emitir comprobantes electrónicos. Sin embargo, se excluyen de esta obligación los contribuyentes del régimen de tributación simplificada inscritos como emisores receptores electrónicos no confirmantes, el transporte público y ciertas entidades del Estado.  

3. Implicaciones para los contribuyentes 

La implementación de estos nuevos comprobantes electrónicos implica que los contribuyentes deben adaptar sus sistemas de facturación para cumplir con las nuevas disposiciones. Es esencial que los sistemas utilizados estén actualizados para generar, transmitir y almacenar estos comprobantes en formato electrónico, garantizando su validez fiscal y facilitando su gestión ante la Administración Tributaria. 

Además, los contribuyentes deben estar atentos a las resoluciones que emita el Ministerio de Hacienda, ya que estas pueden establecer condiciones adicionales para el uso de estos comprobantes. Por ejemplo, el recibo electrónico de pago puede ser requerido en otras situaciones que el Ministerio determine mediante resoluciones de alcance general. 

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Obligaciones específicas para los contribuyentes 

El mencionado reglamento establece obligaciones específicas para los emisores receptores electrónicos, fundamentales para garantizar la transparencia y eficiencia en la gestión tributaria. A continuación, se detallan estas obligaciones: 

1. Inscripción y actualización de datos

Los contribuyentes deben inscribirse en el Registro Único Tributario y mantener un correo electrónico válido registrado ante la Administración Tributaria. Además, es imperativo que informen su condición de emisores receptores electrónicos mediante los procesos establecidos por la autoridad fiscal. Esta inscripción asegura que la Administración Tributaria tenga información actualizada de los contribuyentes, facilitando la comunicación y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.  

2. Implementación de Sistemas Tecnológicos

Es obligatorio que los emisores receptores electrónicos dispongan de un sistema para la emisión, recepción y confirmación de comprobantes electrónicos que cumpla con los requisitos establecidos en el reglamento y las resoluciones emitidas por la Administración Tributaria. Esto incluye contar con una plataforma tecnológica robusta y escalable que soporte la solución de facturación, seguridad, comunicaciones y respaldo. La implementación de estos sistemas tecnológicos garantiza la integridad y disponibilidad de la información fiscal, permitiendo una gestión eficiente y segura de los comprobantes electrónicos.  

3. Envío y validación de comprobantes

Los emisores están obligados a enviar a la Administración Tributaria los archivos XML de los comprobantes electrónicos emitidos para su validación. Además, deben gestionar la emisión, entrega y recepción de los comprobantes electrónicos, así como su aceptación o rechazo, para el respaldo de créditos y gastos. Este proceso de validación es importante, ya que asegura que los comprobantes cumplan con los estándares establecidos y sean reconocidos oficialmente, lo que es esencial para la deducibilidad de gastos y la aplicación de créditos fiscales.  

4. Almacenamiento y conservación de comprobantes

Es responsabilidad de los emisores receptores electrónicos almacenar y conservar en soporte electrónico los archivos XML que respaldan los asientos contables, por el plazo de prescripción vigente, incluyendo aquellos comprobantes electrónicos que hayan sido anulados o dejados sin efecto. Este almacenamiento debe garantizar la integridad y disponibilidad de la información para futuras auditorías o verificaciones por parte de la Administración Tributaria.  

5. Entrega de confirmaciones al receptor

Los emisores deben entregar al receptor las confirmaciones emitidas por el Ministerio de Hacienda producto de la validación, así como las confirmaciones de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos que reciben y que se constituirán en créditos o gastos. Esta obligación asegura que ambas partes de la transacción tengan constancia de la validez de los comprobantes, facilitando la transparencia y el control en las operaciones comerciales.  

6. Cumplimiento de disposiciones adicionales

Los emisores receptores electrónicos deben cumplir con todas las disposiciones establecidas en el reglamento y las resoluciones que emita la Administración Tributaria. Esto incluye mantener actualizada la información del sistema de comprobantes electrónicos y poner a disposición de la Administración Tributaria la herramienta de emisión, recepción y confirmación de comprobantes electrónicos para su respectiva verificación. El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones, por lo que es esencial que los contribuyentes estén al tanto de sus responsabilidades y las cumplan de manera diligente.  

En resumen, el cumplimiento de estas obligaciones por parte de los emisores receptores electrónicos es esencial para asegurar la transparencia, eficiencia y legalidad en las transacciones comerciales y en la gestión tributaria. La implementación adecuada de sistemas tecnológicos y el cumplimiento riguroso de las normativas establecidas contribuyen a una administración tributaria más efectiva y a la reducción de la evasión fiscal. 

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Excepciones y aclaraciones importantes 

Dicho reglamento establece excepciones específicas para ciertos contribuyentes en cuanto a la emisión y confirmación de estos documentos. Entre los exentos se encuentran: 

• Contribuyentes inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada: Este régimen simplifica las obligaciones tributarias para pequeños contribuyentes, eximiéndolos de emitir comprobantes electrónicos, salvo que opten por registrarse como emisores receptores electrónicos no confirmantes. En tal caso, deben cumplir con las obligaciones correspondientes.  

• Contribuyentes del Régimen Especial Agropecuario: Aquellos dedicados exclusivamente a actividades agropecuarias están exentos de emitir y confirmar comprobantes electrónicos, reconociendo las particularidades del sector y buscando facilitar sus operaciones.  

• Obligados tributarios en regímenes de estimación objetiva: La Administración Tributaria puede establecer otros regímenes de estimación objetiva que eximan a ciertos contribuyentes de estas obligaciones, considerando la naturaleza de sus actividades y buscando simplificar el cumplimiento tributario.  

• Instituciones religiosas: Independientemente de su credo, están exentas por los ingresos destinados al mantenimiento del culto y servicios de asistencia social sin fines de lucro. Sin embargo, si realizan actividades sujetas al impuesto sobre el valor agregado, deben cumplir con las obligaciones de emisión de comprobantes electrónicos.  

• Condominios: No están obligados a emitir comprobantes electrónicos, a menos que los condóminos soliciten dichos comprobantes para respaldar sus gastos. En ese caso, deben cumplir con las obligaciones pertinentes.  

• Organizaciones sindicales, fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública: Están exentas siempre que no realicen actividades sujetas al impuesto sobre el valor agregado. De lo contrario, deben emitir comprobantes electrónicos.  

• Personas que actúan como intérpretes o traductores de idiomas vernáculos en territorios indígenas: Si carecen de título habilitante, están ubicadas en territorios indígenas sin acceso a internet y no están inscritas ante la Administración Tributaria en dicha actividad económica, están exentas de emitir comprobantes electrónicos.  

• Entidades autorizadas para recibir donaciones deducibles del Impuesto sobre las Utilidades: Están exentas de emitir y confirmar comprobantes electrónicos, aunque deben emitir un documento que constate la recepción de la donación a satisfacción.  

Es importante destacar que, según el reglamento, los comprobantes emitidos correctamente no pueden ser anulados directamente; cualquier corrección debe realizarse mediante una nota de crédito o débito. Además, si el Ministerio de Hacienda rechaza un comprobante, este carece de validez y no se debe emitir una nota de crédito o débito en tal caso.  

En situaciones donde no es posible enviar los archivos XML de inmediato debido a fallas en el enlace del Ministerio de Hacienda, se deben almacenar y enviar una vez restablecido el servicio.  

El reglamento también otorga a los contribuyentes la libertad de elegir el esquema de administración u operación de los servicios de emisión y recepción de comprobantes electrónicos que mejor se ajuste a su giro comercial, ya sea mediante un desarrollo propio, software de mercado, desarrollo a medida o tercerización. Es responsabilidad del obligado tributario asegurar el cumplimiento de todas las disposiciones establecidas en el reglamento.  

Los proveedores de sistemas para la emisión y recepción de comprobantes electrónicos tienen obligaciones específicas, como facilitar la revisión del sistema por parte de la Administración Tributaria y garantizar que sus soluciones permitan la descarga y respaldo de todos los documentos generados, emitidos y recibidos, conforme a los plazos de almacenamiento establecidos.  

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