¿Cómo documentar faltas laborales según el Código de Trabajo?

El Código de Trabajo de Costa Rica establece reglas claras sobre cómo manejar las faltas laborales, pero muchos empleadores desconocen los procedimientos correctos para documentarlas adecuadamente. ¿Sabía que solo tiene 30 días para aplicar una sanción desde que se conoce la falta cometida por un trabajador?

Cuando hablamos de amonestaciones laborales, el marco legal costarricense exige que sean proporcionales y razonables, ajustándose siempre al grado de incumplimiento por parte del colaborador. De hecho, la normativa que regula las amonestaciones laborales en nuestro país se encuentra principalmente en el Código de Trabajo, el cual clasifica las faltas en diferentes niveles de gravedad en los artículos 71, 72, 81, 369, 379 y 410.

En esta guía completa, analizaremos paso a paso cómo redactar correctamente una carta de amonestación laboral en Costa Rica, los plazos legales que debemos respetar y los errores comunes que pueden invalidar nuestras acciones disciplinarias. Además, explicaremos las diferencias entre tipos de faltas y cómo aplicar el poder disciplinario sin incurrir en arbitrariedades que puedan generar problemas legales posteriormente.

¿Qué se considera una falta laboral según el Código de Trabajo?

Las faltas laborales constituyen incumplimientos de las obligaciones del trabajador hacia su empresa, ya sea por acción u omisión. Según el Código de Trabajo, estos actos pueden afectar la armonía de la relación laboral y el buen funcionamiento de la empresa.

Faltas leves, graves y muy graves

En primer lugar, la clasificación de las faltas laborales se establece en función de su gravedad:

• Faltas leves: Son infracciones de menor impacto que no afectan gravemente a la empresa. Ejemplos incluyen retrasos esporádicos sin justificación o faltas menores de cuidado en las tareas asignadas. Generalmente se resuelven con amonestaciones verbales o escritas.
• Faltas graves: Tienen un impacto considerable en el funcionamiento de la empresa o el entorno laboral. Incluyen ausencias injustificadas entre 2 y 4 veces en un mismo mes, desobediencia a instrucciones de superiores o incumplimiento de normas de seguridad. Pueden conllevar suspensiones de empleo y sueldo.
• Faltas muy graves: Afectan severamente la integridad de la organización. Por ejemplo, robo, fraude, acoso laboral o divulgación de información confidencial. Pueden derivar en despido disciplinario sin derecho a indemnización.

Ejemplos comunes en el entorno laboral

Además de lo anterior, existen situaciones frecuentes que constituyen faltas laborales. La impuntualidad reiterada se considera falta leve si ocurre una vez al mes, pero se convierte en grave cuando sucede entre 2 y 4 veces mensualmente. Asimismo, fingir una enfermedad para ausentarse del trabajo puede configurar una falta grave.

Por otra parte, trabajar bajo efectos del alcohol o drogas se considera una falta cuya gravedad depende de si la embriaguez afecta al trabajo y si es habitual o esporádica.

Diferencias entre incumplimiento y mala conducta

Sin embargo, es importante distinguir entre el simple incumplimiento y la mala conducta. El incumplimiento se refiere a no realizar las obligaciones contractuales, mientras que la mala conducta implica comportamientos inapropiados como acoso, discriminación o sabotaje laboral.

Por consiguiente, el Código de Trabajo establece que no se puede sancionar al trabajador dos veces por el mismo hecho (principio non bis in idem), aunque sí aplicar la misma sanción cuando el hecho se repite. Además, toda sanción debe guardar proporción con la falta cometida.

Principios legales para documentar faltas correctamente

Para documentar correctamente las faltas laborales y evitar impugnaciones, es fundamental aplicar ciertos principios legales que garantizan la validez de las sanciones disciplinarias según el Código de Trabajo.

Proporcionalidad y razonabilidad

La proporcionalidad exige un equilibrio entre la falta cometida y la sanción impuesta. Según expertos en derecho laboral, para una infracción leve, la sanción debe ser igualmente leve, mientras que para faltas graves puede aplicarse el despido. Este principio se desglosa en dos aspectos:

• Gravedad Cualitativa: Faltas de entidad notable que por sí solas pueden generar el despido.
• Gravedad Cuantitativa: Faltas leves o de gravedad media que requieren repetición para justificar una sanción mayor.

La razonabilidad, por su parte, busca disminuir los casos donde los empleadores actúan con arbitrariedad. En esencia, la sanción debe ser inspirada en la incorrecta actuación del trabajador y ajustada a los términos de prescripción.

Causalidad y actualidad

El principio de causalidad establece la relación causa-efecto entre la falta cometida y la sanción que se pretende aplicar. Además, el despido debe ser consecuencia inmediata y directa del incumplimiento contractual.

En cuanto a la actualidad, la sanción debe ser contemporánea a la falta, lo que brinda seguridad jurídica al trabajador. El Código de Trabajo establece que el patrono cuenta con un mes para imponer el régimen disciplinario, contado desde que conoce los hechos sancionables. 

Non bis in idem: no sancionar dos veces por lo mismo

Este principio, consagrado en el artículo 42 de la Constitución Política, prohíbe sancionar más de una vez al colaborador por la misma falta. Aunque originalmente pensado para el ámbito penal, también se aplica como límite a la potestad sancionatoria patronal.

Si un trabajador es sancionado dos veces por la misma falta, el despido se torna injustificado, con las consiguientes consecuencias económicas. Sin embargo, esto no impide que un mismo hecho pueda generar responsabilidades en diferentes ámbitos (laboral, penal, civil), siempre que existan distintos fundamentos jurídicos para cada sanción.

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Pasos para documentar una falta laboral

Documentar adecuadamente una falta laboral requiere seguir un procedimiento estructurado que proteja tanto los derechos del empleador como los del trabajador. Dominar este proceso es fundamental para evitar impugnaciones posteriores que puedan invalidar las sanciones aplicadas.

1. Investigación previa de los hechos

En primer lugar, antes de aplicar cualquier sanción, es esencial investigar los hechos que motivaron la falta para determinar su gravedad y contexto. Esta investigación debe ser objetiva y exhaustiva, recopilando toda la información relevante. En casos complejos, podría ser necesario entrevistar al colaborador implicado y a otros testigos que presenciaron los hechos.

Una investigación adecuada permite establecer si efectivamente se cometió una falta, su clasificación (leve, grave o muy grave) y la sanción proporcional que corresponde según el Código de Trabajo.

2. Redacción de la carta de amonestación laboral

Una vez completada la investigación, se debe redactar una carta de amonestación que contenga:

• Fecha de expedición del documento
• Nombre completo y número de identificación del empleado
• Datos de la empresa
• Descripción objetiva de la falta cometida
• Referencia a la normativa infringida (Código de Trabajo, reglamento interno)
• Consecuencias de reincidencia
• Espacio para firmas del empleado y representante de la empresa

Es fundamental limitarse a hechos objetivos, evitando juicios de valor o lenguaje emotivo.

3. Notificación formal al trabajador

La entrega de la carta puede realizarse personalmente. Cuando la entrega es en mano, el trabajador debe firmar una copia como acuse de recibo, pudiendo anotar "no conforme" si discrepa de lo señalado. Cabe destacar que el empleado no puede negarse a firmar la carta, ya que su firma solo confirma la recepción, no la aceptación de su contenido.

4. Audiencia de descargo (si aplica)

Posteriormente, debe otorgarse al trabajador la oportunidad de presentar su versión de los hechos y aportar pruebas en su defensa. Esta audiencia es fundamental para garantizar el debido proceso y evitar que la sanción sea impugnada posteriormente por violar derechos fundamentales.

El Código de Trabajo establece que la suspensión sin goce de salario no puede decretarse sin haber oído previamente al interesado y a los compañeros que este indique.

5. Registro en el expediente del trabajador

Finalmente, toda la documentación del proceso disciplinario debe archivarse en el expediente del empleado, incluyendo:

• Evidencia recopilada durante la investigación
• Copia de la carta de amonestación firmada
• Acta de la audiencia de descargo
• Resolución final y sanción aplicada

Este registro es crucial para demostrar que se siguió el debido proceso en caso de impugnación o para documentar reincidencias que puedan justificar sanciones más severas en el futuro.

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Errores comunes al documentar faltas y cómo evitarlos

A menudo, las empresas enfrentan impugnaciones de sus sanciones laborales debido a errores en el proceso disciplinario. Evitar estos fallos es crucial para mantener la validez legal de las amonestaciones según el Código de Trabajo.

No respetar el plazo de prescripción

Un error frecuente es sancionar faltas prescritas. El Código de Trabajo establece un mes como plazo de prescripción para amonestar al colaborador desde que se conocieron los hechos. Para faltas de mera constatación (como ausencias), el plazo inicia desde su comisión, mientras que para faltas ocultas, comienza cuando el empleador tiene conocimiento efectivo.

Falta de pruebas o documentación

Siendo el patrono quien tiene la carga probatoria, resulta imperativo documentar adecuadamente la falta mediante prueba idónea. Esta documentación debe resguardarse en el expediente del trabajador para demostrar que se siguió el debido proceso.

Aplicación arbitraria de sanciones

Las sanciones laborales deben responder al principio de proporcionalidad, gradualidad y legalidad. La aplicación incorrecta o inconsistente del régimen disciplinario genera nulidades y abre paso a demandas por despido injustificado. Por ello, cada acción disciplinaria debe basarse en pruebas objetivas.

No comunicar adecuadamente la sanción

La carta de amonestación debe incluir información completa: nombre del empleado, datos de la empresa, descripción de la falta, normativa infringida y consecuencias de reincidencia. Asimismo, es esencial ofrecer audiencia de descargo documentada y no imponer sanciones sin escuchar primero al trabajador.

Conclusión

La documentación adecuada de faltas laborales representa un aspecto fundamental para mantener relaciones laborales sanas y evitar problemas legales posteriores. Sin duda, el proceso requiere atención minuciosa a los principios legales establecidos en el Código de Trabajo costarricense.

El plazo de 30 días para aplicar sanciones desde que se conoce la falta constituye una limitación temporal que no debe pasarse por alto. Durante este período, los empleadores deben actuar con diligencia, recopilando pruebas suficientes y siguiendo el debido proceso.

Asimismo, la clasificación de faltas en leves, graves y muy graves sirve como guía para determinar sanciones proporcionales. Cada categoría amerita un tratamiento diferente, desde amonestaciones verbales hasta el despido sin responsabilidad patronal, dependiendo de la gravedad del caso.

Los principios de proporcionalidad y razonabilidad, por lo tanto, deben guiar cualquier acción disciplinaria. Las sanciones desproporcionadas o arbitrarias no solo vulneran los derechos del trabajador, sino que también exponen a la empresa a costosas demandas laborales.

La correcta documentación exige seguir un proceso estructurado: investigación previa, redacción adecuada de la carta de amonestación, notificación formal, audiencia de descargo y registro en el expediente. Saltarse cualquiera de estos pasos puede invalidar la sanción aplicada.

Finalmente, conocer los errores comunes al documentar faltas resulta esencial para evitarlos. La prescripción de plazos, falta de pruebas, aplicación arbitraria de sanciones y comunicación inadecuada son fallos frecuentes que debilitan la posición legal del empleador.

El manejo disciplinario efectivo no busca castigar, sino corregir conductas y preservar el buen funcionamiento de la organización. Consecuentemente, un enfoque basado en el respeto a la legislación laboral beneficia tanto a empleadores como a trabajadores, estableciendo claridad y seguridad jurídica para ambas partes.

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