Requisitos para abrir un negocio en Costa Rica

¿Está pensando en los requisitos para abrir un negocio en Costa Rica? Establecer su propia empresa en territorio costarricense requiere seguir un procedimiento estructurado que generalmente consta de nueve pasos esenciales. Este proceso puede tomar entre 15 a 30 días en completarse, pero conocer los trámites desde el principio le ayudará a avanzar con mayor eficiencia.

Antes de crear una empresa en Costa Rica, debe saber que todos los establecimientos industriales, comerciales y de servicio necesitan contar con la autorización o Permiso Sanitario de Funcionamiento para operar legalmente. Además, necesitará obtener permisos municipales para abrir un negocio en Costa Rica, incluyendo la patente o licencia del cantón donde desarrollará su actividad. Los requisitos variarán según el tipo de negocio y su clasificación de riesgo (A, B o C), así como si planeas acogerte a regímenes especiales como Zona Franca, que requiere una inversión mínima en activos fijos de US$150,000.

En esta guía completa, le explicaremos paso a paso todos los requisitos necesarios para establecer su negocio en Costa Rica, desde la inscripción legal hasta los permisos sanitarios y municipales que necesitará para operar con total conformidad.

Inscripción legal de la empresa

El primer paso fundamental para establecer su negocio en Costa Rica consiste en definir y registrar legalmente su empresa. Este proceso determina cómo funcionará su negocio y qué responsabilidades asumirá ante la ley costarricense.

Persona física vs persona jurídica

En Costa Rica existen dos formas principales para operar un negocio:

• Persona física con actividad lucrativa: Cuando trabaja a título personal, registrado con su cédula física ante Hacienda. Ideal para profesionales independientes o pequeños emprendedores por su simplicidad administrativa, menores costos operativos y trámites más sencillos. Sin embargo, responderá con todo su patrimonio personal ante deudas o demandas.
• Persona jurídica: Una empresa legalmente constituida (como S.A. o S.R.L.) con identidad fiscal y legal independiente del dueño. Ofrece separación del patrimonio personal y empresarial, mayor credibilidad ante entidades financieras y la posibilidad de tener socios.

Cómo registrar una sociedad anónima o limitada

Las dos estructuras más comunes en Costa Rica son la Sociedad Anónima (S.A.) y la Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.). Para constituir cualquiera de ellas necesita:

1. Contratar un notario público que redacte la escritura de constitución.
2. Establecer el capital social (no hay mínimo legal establecido para S.A., pero se recomienda un mínimo de $1,000).
3. Nombrar la junta directiva (para S.A.) o un gerente (para S.R.L.).
4. Definir el domicilio y objeto social de la empresa.
5. Presentar el pacto constitutivo ante el Registro de Personas Jurídicas.

El proceso toma entre 2 a 3 semanas y una vez completado, obtendrá una cédula jurídica que comienza con 3-101 para S.A. o 3-102 para S.R.L.

Inscripción de marca y nombre comercial

Aunque no es obligatorio, registrar su marca o nombre comercial le protege contra el uso indebido por terceros. El procedimiento incluye:

1. Verificar la disponibilidad del nombre en el Registro Nacional.
2. Presentar solicitud ante el Registro de Propiedad Industrial.
3. Pagar los timbres correspondientes (aproximadamente ₡76.500 colones).
4. Esperar el informe de novedad y la publicación del edicto en La Gaceta.

El trámite completo toma alrededor de cinco meses, pero le otorga protección por 10 años renovables.

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Definir el tipo de empresa y su régimen

Una vez establecida la estructura legal de su empresa, debe definir a qué tipo de régimen se acogerá según la actividad económica que desarrollará. Esta decisión impacta directamente en los trámites, beneficios fiscales y requisitos especiales que deberás cumplir.

Empresas turísticas: requisitos especiales

Para obtener la declaratoria turística, un reconocimiento oficial del Instituto Costarricense de Turismo (ICT), deberá presentar una solicitud formal que detalle la actividad específica que realizará. Este trámite es gratuito y pueden aplicar tanto personas físicas como jurídicas. Entre los requisitos principales están:

• Solicitud firmada por el representante legal o propietario
• Certificación de antecedentes penales
• Declaración jurada comprometiéndote a dedicarte principalmente a actividades turísticas
• Descripción detallada de los servicios que ofrecerás

La declaratoria le otorga credibilidad y es esencial para acceder a ciertos incentivos del sector turístico en Costa Rica.

Empresas exportadoras: zona franca y otros regímenes

Si planea exportar productos o servicios, el Régimen de Zonas Francas ofrece importantes beneficios. Para calificar, deberá realizar una inversión mínima en activos fijos de ₡76.517.370 (aproximadamente $150.000). Las empresas bajo este régimen disfrutan de:

• Exención de impuestos a la importación de bienes necesarios para producir
• Exención del IVA en compras locales
• Exención parcial o total del impuesto sobre la renta según ubicación

Además, PROCOMER administra otros regímenes como el Perfeccionamiento Activo y Devolutivo de Derechos, ideales para empresas con diferentes perfiles de exportación.

¿Se requiere construcción? Trámites previos

Si su negocio requiere construcción de instalaciones, deberá gestionar permisos adicionales. El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH), junto con otras entidades, supervisa estos trámites mediante el Reglamento DE-36550. Los pasos principales incluyen:

1. Obtener certificado de uso de suelo de la municipalidad correspondiente
2. Presentar planos al Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA)
3. Tramitar permisos sanitarios y ambientales según el tipo de proyecto

Puede consultar requisitos específicos en la plataforma oficial: tramitesconstruccion.go.cr, que ha reducido significativamente los tiempos de revisión de planos.

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Trámites fiscales y de seguridad social

Después de establecer la estructura legal de su empresa, debe cumplir con varios trámites fiscales y de seguridad social que son obligatorios para operar legalmente en Costa Rica.

Inscripción como contribuyente ante Hacienda

Para iniciar cualquier actividad económica en Costa Rica, es obligatorio inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) del Ministerio de Hacienda. Este trámite debe realizarse dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha en que inicie operaciones. Puede hacerlo de dos formas:

• Régimen Tradicional: Aplica para todas las actividades empresariales y requiere completar el Formulario Único como Contribuyente a través de la Administración Tributaria Virtual (ATV).
• Régimen Simplificado: Está orientado a pequeñas empresas que realizan ciertas actividades específicas.

Si no se inscribe en los plazos establecidos, podría enfrentar multas equivalentes al 50% de un salario base por cada mes de retraso, hasta un máximo de tres salarios base.

Legalización de libros contables

Todos los negocios deben legalizar sus libros contables ante la Administración Tributaria. Según el Código de Comercio, debes mantener:

• Libro Diario
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales

La legalización se realiza mediante el formulario D-406 y requiere timbres fiscales por un valor de ₡125 por cada libro. Mantener estos libros actualizados es esencial para evitar sanciones tributarias.

Afiliación al INS para riesgos del trabajo

La póliza de Riesgos del Trabajo del Instituto Nacional de Seguros (INS) es obligatoria para todos los patronos. Esta póliza cubre:

• Accidentes laborales ocurridos durante la jornada laboral
• Enfermedades profesionales derivadas del trabajo
• Accidentes en trayecto cuando el transporte es proporcionado por el patrono

Incluso si eres trabajador independiente o no tienes empleados, debe tramitar esta póliza o solicitar la exoneración correspondiente.

Registro como patrono ante la CCSS

Finalmente, debe registrarse ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) como:

1. Trabajador independiente: Obligatorio si realiza una actividad lucrativa, con aportes de hasta 18% dependiendo de sus ingresos.
2. Patrono: Si contrata personal, deberá asumir cargas sociales patronales del 26.33% sobre el salario bruto de cada empleado, que incluyen:

• • CCSS salud/maternidad (14.75%)
  • CCSS IVM-pensión (4.75%)
  • INA, IMAS, Banco Popular y FODESAF (7.50% combinado)

Este registro debe realizarse antes de que los empleados comiencen a laborar para evitar sanciones.

También lea: ¿Qué es una Patente Comercial y cómo se solicita en Costa Rica?

Permisos municipales y sanitarios

Para operar legalmente su negocio, necesitará obtener autorizaciones tanto sanitarias como municipales, que constituyen requisitos indispensables para iniciar operaciones comerciales.

Permiso sanitario de funcionamiento

Todo establecimiento comercial, industrial o de servicios debe obtener un Permiso Sanitario de Funcionamiento del Ministerio de Salud. Las actividades se clasifican según su riesgo sanitario y ambiental en:

• Grupo A (riesgo alto): ₡55.000
• Grupo B (riesgo moderado): ₡27.500
• Grupo C (riesgo bajo): ₡16.500

Si su empresa está inscrita como microempresa ante el MEIC, pagará solamente ₡11.000, independientemente del grupo de riesgo. La vigencia del permiso es generalmente de 5 años.

Permisos municipales para abrir un negocio en Costa Rica

Además del permiso sanitario, debe obtener la licencia municipal (patente) en la municipalidad donde operará su negocio. Cada municipalidad tiene requisitos específicos, aunque existen documentos comunes solicitados en todo el país.

Cómo solicitar la patente municipal

Los requisitos básicos incluyen:

• Formulario de solicitud firmado por el dueño de la propiedad y el solicitante
• Certificación literal de la propiedad
• Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente
• Póliza de Riesgos del Trabajo del INS
• Estar inscrito ante Tributación Directa

Uso de suelo y permisos de ubicación

Antes de iniciar cualquier trámite, debe solicitar el Certificado de Uso de Suelo, documento que acredita la conformidad de su actividad con la zonificación municipal. Este certificado determina si el lugar donde planea establecer su negocio permite la actividad que desea desarrollar.

Conclusión

Establecer un negocio en Costa Rica requiere seguir un proceso estructurado que, aunque puede parecer complejo al principio, resulta manejable si conoce todos los requisitos. Durante este recorrido administrativo, ha aprendido que debe decidir entre operar como persona física o constituir una sociedad jurídica. Asimismo, es fundamental inscribirse ante Hacienda como contribuyente, obtener los permisos sanitarios correspondientes y solicitar la patente municipal para funcionar legalmente.

Ciertamente, cada tipo de negocio presenta particularidades adicionales. Por ejemplo, las empresas turísticas necesitan la declaratoria del ICT, mientras que las exportadoras pueden beneficiarse del régimen de Zonas Francas. Además, si su emprendimiento requiere construcción, deberá gestionar permisos específicos antes de iniciar operaciones.

Los trámites fiscales y de seguridad social también forman parte esencial del proceso. Efectivamente, registrarse como patrono ante la CCSS y contratar la póliza de riesgos del trabajo con el INS son pasos obligatorios que protegen tanto su negocio como a sus colaboradores.

Al final, aunque el camino para abrir un negocio en Costa Rica puede tomar entre 15 y 30 días, planificar adecuadamente estos trámites le ahorrará tiempo y complicaciones. Recuerde que cumplir con todos los requisitos no solo le permite operar dentro del marco legal, sino que también brinda solidez y credibilidad a su empresa frente a clientes, proveedores e instituciones financieras. Su dedicación durante este proceso inicial sentará las bases para el éxito futuro de su empresa en el mercado costarricense.

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