Guía para la participación de proveedores extranjeros en Licitaciones Públicas en Costa Rica

La contratación pública en nuestro país está regulada por normativas específicas que garantizan la transparencia y la competitividad en los procesos de adquisición de bienes y servicios por parte del Estado. Para que una persona física o jurídica extranjera pueda participar en estos procesos, es fundamental cumplir con una serie de requisitos que aseguren su legalidad y capacidad operativa en el país. 

Índice

Registro en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

Obtención de la Firma Digital

Participación en Licitaciones Públicas

A continuación, se detallan los procedimientos esenciales para que un proveedor extranjero pueda ofrecer bienes o servicios al Estado costarricense de manera efectiva y conforme a la normativa vigente.

Registro en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

El Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) es la plataforma oficial utilizada por las entidades gubernamentales de Costa Rica para gestionar sus procesos de contratación. El registro en este sistema es obligatorio para cualquier proveedor interesado en participar en licitaciones públicas.

Cuando una empresa extranjera no cuenta con representación legal en Costa Rica, puede registrarse directamente en el SICOP enviando una solicitud al correo electrónico certificados@sicop.go.cr, junto con un formulario digital debidamente completado, disponible en la plataforma oficial. Para validar el registro, deberá aportar copia del pasaporte o documento de identidad del representante legal, una certificación de constitución de la sociedad que acredite su existencia legal en el país de origen y una carta de veracidad firmada por el representante legal, certificando la autenticidad de la información suministrada. Se recomienda que todos estos documentos estén apostillados o legalizados en el consulado costarricense correspondiente.

Todos los documentos deben presentarse en idioma español. Si se encuentran en otro idioma, es obligatorio adjuntar una traducción oficial realizada por un traductor certificado.

En el caso de empresas extranjeras que decidan establecer una presencia formal en Costa Rica, deberán constituir una sociedad mercantil, ya sea bajo la figura de Sociedad Anónima (S.A.) o Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.). Este proceso implica la redacción del acta constitutiva con sus estatutos y la designación de representantes legales, así como la inscripción ante el Registro Nacional para obtener la respectiva personería jurídica. Una vez completado este trámite, el representante legal deberá realizar el registro de la empresa en el SICOP, aportando la documentación requerida para sociedades nacionales.

Obtención de la Firma Digital

La firma digital es indispensable para realizar trámites electrónicos con validez legal, incluyendo la presentación de ofertas en procesos de contratación pública.

Las personas físicas extranjeras que deseen obtener una firma digital deben contar con un Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros (DIMEX) vigente, emitido por la Dirección General de Migración y Extranjería, y ser mayores de 18 años. El procedimiento consiste en agendar una cita en una oficina de registro autorizada, asistir con el DIMEX vigente y en buen estado, realizar el pago correspondiente y recibir los dispositivos de firma digital, que normalmente incluyen una tarjeta inteligente y, en algunos casos, un lector.

Cuando se trata de empresas extranjeras con representación nacional, el representante legal de la sociedad deberá obtener su firma digital siguiendo el mismo procedimiento, lo que le permitirá firmar documentos en nombre de la empresa y participar en licitaciones electrónicas.

Participación en Licitaciones Públicas

Una vez cumplidos los requisitos de registro en el SICOP y obtención de la firma digital, el proveedor extranjero podrá acceder a los procesos de contratación pública. A través de la plataforma, es posible consultar licitaciones abiertas, descargar los pliegos de condiciones y realizar consultas directamente en el sistema, el cual permite una gestión completamente electrónica del procedimiento.

La presentación de ofertas debe ajustarse estrictamente a los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones. Contar con asesoría legal resulta recomendable para asegurar el cumplimiento normativo y evitar eventuales descalificaciones. Posteriormente, las ofertas serán evaluadas conforme a los criterios definidos en el cartel de licitación y, en caso de resultar adjudicado, el proveedor deberá cumplir con los requisitos contractuales para la firma del contrato y la correcta ejecución del servicio o entrega del bien.

Conclusión 

El proceso de inscripción y participación en licitaciones públicas para proveedores extranjeros requiere una preparación rigurosa y el cumplimiento de diversas formalidades legales y administrativas. Desde el registro en SICOP hasta la obtención de la firma digital, cada paso es fundamental para garantizar una participación efectiva y conforme a la normativa costarricense. 

Contar con asesoría especializada puede facilitar el cumplimiento de estos requisitos y optimizar la competitividad del proveedor en el mercado de compras públicas del país. 

Preguntas Frecuentes (FAQs) 

¿Es obligatorio tener una representación legal en Costa Rica para participar en licitaciones?

No necesariamente. Las empresas extranjeras pueden registrarse en SICOP sin representación nacional, aunque contar con una sucursal en Costa Rica puede facilitar la operatividad.

¿Cuánto tiempo toma el registro en SICOP?

El tiempo varía según la correcta presentación de la documentación. Si todo está en orden, el proceso puede completarse en unos pocos días hábiles.

¿Es posible participar en licitaciones sin firma digital?

No. La firma digital es un requisito obligatorio para presentar ofertas electrónicas en SICOP.

¿Se pueden presentar documentos en otro idioma?

No. Todos los documentos deben estar en español o contar con una traducción oficial certificada.

¿Qué beneficios tiene registrarse en SICOP como proveedor extranjero?

Permite acceder a oportunidades de negocio con el Estado costarricense de manera transparente y en igualdad de condiciones con proveedores nacionales. 

Si desea conocer más acerca de la Contratacion Pública puede seguirnos en nuestras redes sociales. También puede suscribirse a nuestro Newsletter para recibir nuestros últimos artículos de primera mano.