Participar en licitaciones públicas en Costa Rica no consiste únicamente en “subir documentos” a SICOP. Una oferta puede ser técnicamente competitiva y aun así quedar excluida por errores formales, omisiones documentales, problemas de representación, precios mal estructurados o una lectura insuficiente del pliego de condiciones.
La Ley General de Contratación Pública exige que el oferente presente una oferta completa conforme al pliego y actúe con diligencia durante el procedimiento. Esta obligación deriva del artículo 14 de la Ley General de Contratación Pública, que establece como deber del oferente “presentar una oferta completa a partir de las reglas del pliego de condiciones” y atender los requerimientos de la Administración.
Uno de los errores más comunes es revisar el pliego de forma general, sin convertirlo en una lista de verificación. El pliego no solo indica qué se compra, sino también los requisitos de admisibilidad, criterios técnicos, documentos obligatorios, forma de cotizar, garantías, declaraciones y reglas de evaluación.
El artículo 40 de la Ley General de Contratación Pública dispone que el pliego debe establecer los requisitos de admisibilidad, parámetros de calidad y sistema de calificación de ofertas. Por eso, antes de ofertar, la empresa debe identificar cada requisito y marcar si lo cumple, cómo lo acredita y en cuál archivo lo incorporará.
Otro error frecuente es asumir que cualquier omisión podrá corregirse después. Aunque el artículo 8 de la Ley reconoce los principios de eficacia y eficiencia y señala que los defectos subsanables no descalificarán la oferta, esto no significa que toda falta sea corregible.
La regla práctica es que lo que afecta el contenido esencial de la oferta, la elegibilidad del oferente, el precio, la experiencia exigida o la forma de evaluación puede generar un riesgo serio de exclusión. Por eso, la prevención no debe ser vista como parte normal de la estrategia, sino como una contingencia.
Muchas ofertas fallan por información desactualizada en SICOP: representante legal, poderes, beneficiarios finales, declaraciones juradas, correo de notificación, condición PYME, actividad comercial o datos bancarios.
El artículo 18 de la Ley regula el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas. A su vez, los artículos 31, 32 y 33 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública detallan la información obligatoria, los requisitos de inscripción y la obligación de mantenerla actualizada.
Antes de ofertar, debe verificarse que el proveedor esté activo, que el representante tenga facultades suficientes y que las declaraciones se encuentren vigentes.
El artículo 29 de la Ley exige que todo interesado en participar como oferente o subcontratista rinda declaración jurada sobre prohibiciones, propiedad accionaria y demás extremos aplicables. Además, la información debe mantenerse actualizada y el oferente debe manifestar en cada oferta que esa información se mantiene invariable.
Un error en este punto puede generar exclusión, resolución contractual o incluso consecuencias sancionatorias si se faltó a la verdad.
En SICOP no basta con que “alguien de la empresa” suba la oferta. La persona que actúa debe tener facultades suficientes para comprometer al oferente.
El artículo 35 del Reglamento establece que los proveedores deben registrar en el Sistema Electrónico de Reconocimiento los datos de sus representantes y apoderados, así como incorporar los poderes especiales cuando corresponda. La Administración debe verificar esa información cuando resulte necesario.
Los errores de precio son especialmente sensibles, considerando que el artículo 41 de la Ley exige que el precio sea cierto y definitivo. Además, el artículo 42 establece que, en contratos de servicios y obra pública, y en los demás casos que indique el pliego, debe presentarse la estructura del precio en términos absolutos y porcentuales.
Errores típicos: no incluir impuestos, omitir fletes, no respetar el formato del pliego, no desglosar costos, presentar precios contradictorios o no justificar adecuadamente descuentos.
No siempre gana la oferta más barata. La Administración debe analizar la razonabilidad del precio. El artículo 41 de la Ley y el artículo 44 del Reglamento regulan este análisis.
Un precio excesivamente bajo puede generar dudas sobre la capacidad de cumplimiento. Un precio alto puede quedar fuera si no se justifica. Por eso, antes de ofertar, la empresa debe revisar si su precio es defendible frente al mercado, el presupuesto y el objeto contractual.
La garantía de cumplimiento es exigible en licitación mayor y menor, y facultativa en licitación reducida, conforme al artículo 44 de la Ley. Si el pliego exige garantía, debe revisarse monto, vigencia, beneficiario, formato y oportunidad de presentación.
Un error en la garantía puede comprometer la adjudicación o la formalización contractual.
Cada vez es más común que los pliegos incluyan criterios sociales, ambientales, económicos, de innovación o calidad. El artículo 21 de la Ley permite su incorporación, y los artículos 55, 56, 58 y 59 del Reglamento regulan su aplicación, verificación y seguimiento.
El error usual es tratarlos como anexos secundarios. Si el criterio otorga puntaje o es requisito de admisibilidad, debe acreditarse con la misma rigurosidad que la experiencia o el precio.
El artículo 16 de la Ley establece que toda la actividad de contratación pública debe realizarse por medio del sistema digital unificado. El artículo 29 del Reglamento indica que todos los documentos deben incorporarse al expediente electrónico en el módulo correspondiente.
No basta con tener el documento listo: debe subirse correctamente, en el plazo correcto y en el apartado correcto.
En contratación pública, los errores más costosos suelen ser los más prevenibles. Una revisión ordenada del pliego, del Registro de Proveedores, de los documentos de admisibilidad y de la forma de presentar la oferta en SICOP puede marcar la diferencia entre competir válidamente o quedar excluido del procedimiento. La clave no está solo en ofertar, sino en ofertar con método, trazabilidad y cumplimiento.
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