El primero de dichos estudios de mercado debe llevarse a cabo con anterioridad a emitir la decisión inicial del concurso, ello con el objetivo de determinar el precio estimado de la contratación. Este primer estudio es fundamental para determinar un presupuesto adecuado y objetivo para el correspondiente concurso.
El segundo estudio de mercado se debe llevar a cabo durante la fase de análisis de razonabilidad del precio, al momento de ser recibidas las ofertas de los participantes. En este momento, si la Administración no logra determinar la razonabilidad del precio según lo establecido en el inciso a) del artículo 44 del RLCGP, ya sea por falta de datos suficientes o por situaciones excepcionales del mercado, deberá debe proceder con un nuevo estudio de mercado.
Además de lo expuesto, el segundo estudio deberá considerar el monto y la complejidad del objeto de la contratación e información histórica si fuera el caso, así como cualquier otro elemento que permita una mejor comprensión del producto o servicio. De esta manera, la Administración tendrá una base sólida para evaluar la razonabilidad de los precios ofertados e implementa una decisión fundamentada en el proceso de contratación.
El mencionado artículo 44 aborda el tema de la razonabilidad del Precio, en los siguientes términos:
a) En primer lugar, cabe destacar que el análisis de precios razonables es un proceso crítico y necesario para garantizar que los recursos públicos se utilicen eficientemente y con transparencia. De esta forma, el sistema unificado cumple una función crucial al suministrar información comparativa de los precios ofertados en el catálogo de bienes y servicios.Para llevar a cabo este análisis, el sistema toma como referencia los datos registrados durante los últimos seis meses, lo que permite obtener una visión actualizada del comportamiento del mercado. Además, la Dirección de Contratación Pública tiene la facultad de ampliar esta referencia, utilizando criterios científicos y técnicos que hagan más detallada la evaluación, haciéndola así más precisa y completa.
El proceso de agrupación de los precios ofertados se realiza utilizando los códigos de identificación de bienes o servicios, de tal manera que se puedan comparar aspectos similares entre diferentes ofertas. A partir de estos agrupamientos se establecen bandas de tolerancia que definen los límites máximos y mínimos dentro de los cuales el precio ofertado se considera aceptable.
Este enfoque permite a la Administración Pública tomar decisiones informadas y justificadas en la adjudicación de contratos, asegurando que los precios se ajusten a las condiciones del mercado y evitando posibles sobrecostos o prácticas anticompetitivas. De esta forma, se contribuye a fortalecer la eficiencia y la integridad de los procesos de contratación pública, lo cual redunda en beneficio del interés general y una correcta gestión de los fondos públicos.
b) El inciso aborda una situación particular que puede emerger durante el procedimiento de Contratacion Administrativa, específicamente en lo que se refiere a la valoración de las ofertas económicas presentadas por los oferentes.
Debido a ello, se parte de la premisa de que la Administración Pública, en aras de promover la eficiencia y la sana administración de los recursos públicos, ha establecido en el pliego de condiciones unos rangos de tolerancia en relación con los precios de referencia contenidos en el sistema digital unificado (SDU). Estos parámetros deben fungir como un mecanismo de control y orientación para determinar la razonabilidad y la conveniencia de las propuestas económicas recibidas.
Sin embargo, cuando se presenta el hecho de que el precio ofertado por un oferente se aparta de los límites previamente definidos, ya sea por encima o por debajo de las bandas de tolerancia, emerge para la Administración el deber de realizar un análisis detallado y pormenorizado de las razones que permitirían justificar esa divergencia. Este deber de motivación debe plasmarse en un acto debidamente motivado, el cual ha de incorporarse al expediente electrónico que se gestiona a través del SDI.
La importancia de este acto motivado se hace recaer en que permite a la entidad contratante valorar si, a pesar de la diferencia surgida, existen motivos atendibles que respaldan la razonabilidad del precio propuesto, para lo cual deben atenderse aspectos tales como las condiciones del mercado, las especificidades del objeto contractual, las economías de escala, entre otros factores.
No obstante, lo anterior, si luego de realizar este análisis se concluye que no es posible justificar razonablemente la desviación del precio ofertado respecto a los rangos de tolerancia preestablecidos, se encuentra en la ineludible obligación de tomar la decisión de declararlo infructuoso. Esta decisión se sustenta en la necesidad de salvaguardar los principios de eficiencia, razonabilidad, legalidad y uso adecuado de los fondos públicos, soslayando así la selección de ofertas que no se ajusten a los parámetros de mercado o que puedan comprometer la estabilidad financiera del proyecto.
c) El inciso aborda la obligación que se impone a la Administración Pública de emitir un acto debidamente motivado para justificar la razonabilidad del precio en los casos de concursos de licitaciones mayores o menores, lo cual constituye una medida de control y transparencia.
Esta norma busca evitar adjudicaciones a precios excesivos o poco realistas, que podrían ir en detrimento de la Hacienda Pública y del propio interés público. Al exigirse una justificación razonada cuando la oferta a adjudicar supera el presupuesto estimado, se conmina a la Administración a realizar un análisis técnico y objetivo de las condiciones del mercado y de los factores que inciden en la determinación del precio.
Por otra parte, dicha motivación permite una mayor fiscalización, tanto a lo interno de la institución como por parte de los órganos de control externo y de la propia ciudadanía. Así se promueve una gestión más eficiente y responsable de los recursos públicos.
d) La razonabilidad del precio es un aspecto fundamental en la gestión de los recursos públicos. Por ello, en ocasiones, la Administración puede enfrentarse a situaciones en las que no cuenta con suficiente información o bien se presentan circunstancias excepcionales en el mercado, todo lo cual hace que resulte bastante incierto juzgar con certeza si el precio ofertado es equitativo y acorde con el entorno.
Ante tal escenario, es esencial que la Administración Pública se ocupe de un estudio exhaustivo que, adaptado a la complejidad y dimensión del objeto contractual, abarque tanto oferta como demanda. Esto significa lanzarse a realizar una investigación exploratoria en la cual no sólo se utilice la información histórica que tiene entre las manos, sino que se empleen diferentes formas de consulta para obtener un panorama completo.
De hecho, la Administración no se puede limitar solo a contar con análisis de datos cuantitativos, pues también tiene que considerar aspectos cualitativos y todo tipo de información complementaria que le posibilite alcanzar un conocimiento profundo del bien o servicio que desea comprar. Sólo si la Administración se fija por completo en todo esto y lo hace de manera metódica y holística podrá tomar decisiones bien informadas y asegurarse de que los precios sean razonables.
Por último, me gustaría hacer referencia al sistema de alertas que se ha integrado en la SDU. Se trata de un avance importante para la eficiencia y la transparencia en los procesos de compras públicas.
Cuando el sistema detecta automáticamente una discrepancia entre el precio ingresado y el precio de referencia registrado, emite una señal de advertencia que ha de ser adecuadamente analizada. Esta herramienta promueve tanto la identificación de posibles anomalías o distorsiones en el mercado, como también fomenta una cultura de responsabilidad y diligencia en la gestión de la hacienda pública.